Domů > Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Masarykovou veřejnou knihovnou Vsetín nabízí zájemcům Knihovní řád. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů, které vešlo v účinnost 25. 5. 2018.


Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Masarykova veřejná knihovna Vsetín zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.


Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny (přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků). Tyto adresné služby nabízíme nejen registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.


Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (Masarykova veřejná knihovna Vsetín provozuje Zvukovou knihovnu pro slabozraké a nevidomé, kdy je členství pro tyto uživatele zdarma).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových knih a dalších knihovních jednotek.


Záznamy z kamerového systému

Některé prostory knihovny jsou vybaveny monitorovacím kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost hůře viditelných prostor. Takovéto prostory jsou označeny piktogramem kamery na vstupních dveřích.


Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.mvk.cz. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb, informace o složené záloze a zadaných rezervacích, případně další informace.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje vedoucí oddělení knihovnických služeb.


Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty nebo pozvánky na akce. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.


Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o rok. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. Čtenář si také může požádat o uchování svých osobních údajů o další rok, i pokud nemá platný čtenářský průkaz, a to i opakovaně.

Údaje o peněžitých transakcích mezi MVK Vsetín a čtenářem uchováváme po dobu 10 let.

Údaje z kamerového systému knihovna uchovává 7 dnů od pořízení záznamu, nebo po dobu nezbytnou k prošetření zachycené události.


Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v automatickém knihovním systému Verbis. Dodavatel tohoto AKS (firma KP-SYS spol. s r.o.) z důvodu správy AKS zpracovává osobní údaje na základě Smlouvy o podpoře a dodatku č. 1, který zpracovatelskou doložkou řeší ochranu osobních údajů vzhledem k evropskému nařízení GDPR.

Osobní údaje předáváme inkasní společnosti za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn.

V některých případech využíváme služby dalších poskytovatelů, např. v případě elektronického formuláře - přihlášky - na akce pořádané knihovnou. I zde je ochrana osobních údajů ošetřena zpracovatelskou smlouvou se společností spravující webhosting naší knihovny (firma savana.cz s.r.o.).

Osobní údaje, které knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře a po ověření jeho totožnosti poslat jiné osobě podle čtenářova přání.


Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám. Každý čtenář musí mít svůj vlastní čtenářský průkaz. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.


Web knihovny a soubory cookies

Webová stránka knihovny používá službu Google Analytics, poskytovanou společností Google, Inc. Služba Google Analytics používá soubory „cookies“. Cookie je krátký textový soubor, který navštívená webová stránka odešle do prohlížeče. Umožňuje webu zaznamenat informace o vaší návštěvě, například preferovaný jazyk a další nastavení. Příští návštěva stránek tak může být snazší a produktivnější. Soubory cookies jsou důležité. Bez nich by procházení webu bylo mnohem složitější. Soubory cookies slouží k celé řadě účelů. Používají se například k ukládání vašich nastavení bezpečného vyhledávání, k výběru relevantních reklam, ke sledování počtu návštěvníků na stránce, k usnadnění registrace nových služeb,

k ochraně vašich dat nebo k ukládání nastavení reklam. Používání souborů cookies můžete však odmítnout volbou v příslušném nastavení ve vašem prohlížeči.


Fotografování a pořizování zvukových a obrazových záznamů

V rámci vzdělávacích a kulturních akcí a výstav pořádaných v prostorách Masarykovy veřejné knihovny Vsetín mohou být pořizovány fotografie, obrazové a zvukové záznamy za účelem dokumentace a prezentace činnosti knihovny v prostředí internetu, prostřednictvím oficiálních webových stránek anebo účtů na sociálních sítích knihovny či prostřednictvím mediálních výstupů jak v prostředí internetu, tak v tradičním tisku. Návštěvníci jsou vždy o fotografování v rámci akce informováni, a pokud s fotografováním nebo pořizováním jiných záznamů nesouhlasíte, upozorněte na to předem organizátora příslušné akce. Masarykova veřejná knihovna nenese odpovědnost za záznamy pořízené a zveřejněné jinými subjekty.

Fotodokumentace pořizovaná na akcích financovaných z dotací a grantů je archivována a prezentována v rámci povinné publicity definované v podmínkách čerpání dotace nebo grantu.


Jaká máte práva ve vztahu ke svým osobním údajům

a)     Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 obecného nařízení) – každý, jehož osobní údaje knihovna zpracovává, má právo vědět, jaké údaje to jsou, za jakými účely jsou zpracovávány, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány. Můžete se ptát na konkrétní údaje, ale můžete žádat i seznam veškerých zpracovávaných údajů, tedy nejen těch, které jste sám knihovně dal, ale i těch, které později z Vaší činnosti vyplynuly. Alespoň první kopii všech údajů musíte dostat zdarma, pokud žádost podáváte v  elektronické formě, knihovna poskytne informace v elektronické podobě, která se běžně užívá, pokud nežádáte o jiný způsob. Za další poskytnutí pak může knihovna požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

b)   Právo na opravu osobních údajů (čl. 16 obecného nařízení) – knihovna zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tímto účelem ověřuje. Na Vaši žádost knihovna bez zbytečného odkladu zajistí opravu nepřesných údajů nebo jejich doplněnía aktualizaci.

c)    Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“ – čl. 17 obecného nařízení) – máte právo na úplnou nebo částečnou likvidaci osobních údajů, které o Vás knihovna uchovává, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány. Odvoláte-li souhlas a neexistuje žádný další důvod pro zpracování, vznesete-li námitky proti zpracování a neexistují žádné oprávněné důvody pro zpracování nebo je zpracování protiprávní, pak žádosti knihovna vyhoví v tom rozsahu, ve kterém údaje již nepotřebuje pro účely, kvůli kterým je zpracovává a pokud nemáte vůči knihovně žádný dluh.

d)    Právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 obecného nařízení) – jedná se o dočasné opatření v případech, kdy není jasné, zda a kdy se budou muset Vaše osobní údaje odstranit, např. dokud se nevyřeší sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, pokud popíráte přesnost osobních údajů, pokud je zpracování protiprávní, ale místo výmazu osobních údajů chcete jejich zpracování pouze omezit, pokud knihovna již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy ano, nebo pokud byla vznesena námitka proti zpracování. Omezení zpracování je zajištěno technickými prostředky tak, aby se na osobní údaje již nevztahovaly žádné další operace zpracování a aby nemohly být změněny. Knihovna může mít osobní údaje pouze uloženy a další zpracování je podmíněno Vaším souhlasem, případně tím, že tyto údaje jsou potřeba z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

e)   Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 obecného nařízení) – máte právo požádat o bezplatnou kopii svých osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Týká se to údajů, které knihovna zpracovává automatizovaně a získala je od Vás na základě smlouvy nebo souhlasu.

f)    Právo vznést námitku (čl. 21 obecného nařízení) – právo vznést námitku Vám dává možnost bránit se zpracování svých osobních údajů, a to zejména v případech, kdy jste nemohli ovlivnit skutečnost, že jsou Vaše údaje zpracovávány, např. dle veřejného zájmu nebo oprávněného zájmu knihovny. Knihovna osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Dále můžete toto právo využít a kdykoli vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu.

g)    Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (čl. 22 obecného nařízení) – právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem dotýká.

 


Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018.

Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na pověřeného pracovníka pro ochranu osobních údajů Masarykovy veřejné knihovny Vsetín, kterým je:

Ing. Daniela Divínová

tel. 575 755 131

e-mail: ddivinova@mvk.cz

 

Žádost subjektu údajů


Copyright © 2008-17 Masarykova veřejná knihovna Vsetín
Všechna práva vyhrazena