Příloha č. 4 – Poučení o ochraně osobních údajů čtenářů Masarykovy veřejné knihovny Vsetín, příspěvkové organizace
Masarykova veřejná knihovna, příspěvková organizace (dále jen MVK), zpracovává osobní data svých čtenářů a návštěvníků z důvodů řádného vedení knihovnických agend podle Knihovního řádu MVK, tak aby bylo umožněno poskytování knihovnických a informačních služeb občanům a současně aby byla zabezpečena ochrana knihovního fondu a dalšího majetku ve vlastnictví zřizovatele - města Vsetína.
Osobní údaje jsou zpracovávány zaměstnanci MVK manuálním a automatizovaným způsobem, po stvrzení podpisem čtenáře, že byl seznámen se zpracováním jeho osobních údajů uvedených na přihlášce v evidenci MVK. MVK zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tímto účelem ověřuje. Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a
o změně některých zákonů ve znění pozdějších prav (dále jen zákon č. 101/2000 Sb.)
a v souladu s vnitřním předpisem ředitelky MVK č. 2/2000 o ochraně osobních údajů čtenářů a uživatelů služeb Masarykovy veřejné knihovny ve Vsetíně, závazný pro všechny pracovníky MVK.
MVK zpracovává osobní údaje čtenářů v tomto rozsahu:
1. Základní identifikační údaje čtenáře
- jméno a příjmení
- adresa trvalého bydliště čtenáře
- rodné číslo (nepovinný údaj)
2. Základní identifikační údaje rodiče či zákonného zástupce, pokud je čtenářem dítě do 15 let, v obdobném rozsahu a struktuře jako základní identifikační údaje čtenáře.
3. Druh a číslo osobního dokladu, kterým byla ověřena totožnost čtenáře a správnost jím uvedených identifikačních údajů, případně stát, který tento doklad vydal, pokud tímto státem není ČR.
Poskytnutí těchto údajů čtenářem a jejich zpracovávání MVK je podmínkou pro poskytnutí adresných služeb MVK - absenční výpůjčky dokumentů, prezenční výpůjčky, rezervace, výpůjčky prostřednictvím MVS.
Základní identifikační údaje ověřuje MVK podle platných osobních dokladů vydaných orgány státní správy a samosprávy k prokázání totožnosti, kterými lze ověřit všechny základní identifikační údaje. U občanů ČR je takovým dokladem zpravidla občanský průkaz, u cizích státních příslušníků pas. MVK ověřuje základní identifikační údaje čtenáře při zápisu a dále při změně kteréhokoliv z těchto údajů. Knihovna dbá z důvodu ochrany knihovních fondů a jejich spravedlivého využití na to, aby nedošlo k několikanásobné registraci jednoho čtenáře. Proto před zápisem čtenáře provede příslušný pracovník podle dostupných osobních údajů kontrolu v databázi čtenářů, aby tomuto zabránil.
4. Další kontaktní údaje čtenáře (pokud je čtenář uvede)
- kontaktní adresa čtenáře pro posílání zpráv, je-li odlišná od adresy trvalého bydliště
- telefon, e-mail
5. Údaje služební
- údaje o registraci a čtenářském průkazu
- údaje o předmětu, místě a datu provedení a ukončení absenční výpůjčky, o prezenční výpůjčce, rezervaci, výpůjčce prostřednictvím MVS, upomínkách.
6. Údaje účetní
- údaje o provedených finančních transakcích mezi čtenářem a MVK, zejména o jejich účelu, místě a čase.
Osobní údaje čtenáře MVK uchovává:
1. Na originálních písemnostech, kterými jsou:
- přihláška čtenáře
- účetní doklady
Písemné přihlášky čtenářů a účetní doklady jsou uloženy v uzamykatelných skříňkách v prostorách, kam není dovolen přístup čtenářům a ostatním nepovolaným osobám. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s písemnostmi nakládají v rámci svých pracovních úkolů.
2. V počítačové databázi, v níž je zabezpečení realizováno na několika úrovních:
a) Fyzická ochrana
Osobní data jsou uložena na serveru, který je umístněn v uzamčené kanceláři. Služební počítače, umožňující přístup k osobním datům, jsou umístněny ve speciálních prostorech (kanceláře, vyhrazené služební prostory), kam není čtenářům a nepovolaným osobám povolen přístup.
b) Softwarová ochrana
Vstup do knihovnického programu, v němž jsou osobní data uložena, je zabezpečen heslem. Možnost zpracování osobních dat je tím vyhrazena pouze pro pracovníky knihovny, kteří pracují s výpůjčním modulem. Osobní data jsou v programu uložena v šifrované podobě, bez použití speciálního software jsou nečitelná. Zálohovací kopie dat jsou pravidelně pořizovány na CD-ROM a uchovávají stav databáze k určitému datu.
c) Ostatní zabezpečení
Zaměstnanci knihovny i pracovníci externích firem, kteří mají přístup do počítačové sítě z důvodů pravidelné údržby hardwaru a softwaru, jsou poučeni o povinnostech nakládání s osobními údaji čtenářů MVK a jsou zavázáni k mlčenlivosti o těchto údajích podle zákona č. 101/2000 Sb.
Zaměstnanci MVK jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny jejich vedoucími zaměstnanci, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními zákona č. 101/2000 Sb. a příslušných vnitropodnikových směrnic a předpisů. Zaměstnanci MVK jsou mimo jiné povinni dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených. Jsou dále povinni vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů čtenářů, a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům čtenářů MVK. Knihovna zpracovává osobní údaje čtenářů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy čtenář předá knihovně vyplněnou přihlášku po dobu trvání čtenářského vztahu. Osobní údaje jsou vymazány z evidence a písemná přihláška je skartována v případě, že čtenář nebyl registrován v MVK v uplynulých dvou kalendářních letech a zároveň nemá vůči knihovně žádné závazky. Pokud čtenáři zůstávají závazky vůči MVK (nevrácené dokumenty, nezaplacené poplatky), čtenářský vztah nekončí.
3. Na archivních médiích, která uchovávají stav databází uvedených v bodě 2b) vždy k určitému datu na médiích pro archivaci obvyklých (datové pásky, CD-ROM apod.)
Osobní údaje čtenářů na archivních médiích nelze likvidovat vymazáním jako v případě počítačové databáze na serveru. Proto je přístup k archivním médiím omezen pouze na pověřené zaměstnance. O každém obnovení dat z archivních médií musí být pořízen písemný protokol.
V případě porušení povinností MVK vzniká čtenáři nárok na poskytnutí omluvy, opravy, popř. i na poskytnutí přiměřené peněžité náhrady.
Ve Vsetíně 4.1.2010
PhDr. Helena Gajdušková
ředitelka
Masarykovy veřejné knihovny Vsetín
|
